8 RECOMENDAÇÕES
As recomendações a seguir, sugerem, na sua maioria, a
continuidade deste trabalho, além da aplicação de
outras metodologias e o ensino do tema Gestão da Qualidade Total
junto aos Cursos de Biblioteconomia do país. São elas:
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Com os subsídios deste trabalho, que identificou os fatores que
provocam satisfação e insatisfação no trabalho,
deve-se dar continuidade efetuando uma medição do grau de
satisfação/insatisfação, dando-lhes, agora,
pontuações. Nessa consulta, talvez não seja necessária
a coleta de opiniões de toda a população: uma amostra
representativa desta já será o bastante para futuras averiguações.
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É preciso estar atendo ao processo de coleta de opiniões
junto aos clientes internos, pois dependendo do que lhes for dito e o que
sentirem durante a entrevistas, poderá gerar expectativas que não
serão atendidas de imediato, provocando frustração.
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Se os primeiros resultados (melhorias iniciais) aparecem ao longo do processo
de consulta aos clientes internos, torna-se mais fácil obter a opinião
dos clientes internos. Contudo, se isso não se concretiza, pode-se
correr o risco de se ter um bom projeto adiante, mas que, com o descrédito
da clientela interna, não será efetivado.
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Após a implantação das melhorias nas áreas
críticas, deve-se estender o estudo às outras áreas
da BC, para possibilitar o gerenciamento das necessidades de todos os clientes
internos.
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Há necessidade de se desenvolver estudo de benchmarking com
outras bibliotecas, ou seja, identificar quais as Bibliotecas que estão
solucionando os problemas aqui encontrados e procurar copiá-las.
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Deve-se fazer uma coleta de opiniões junto aos usuários para
um check up do que foi obtido junto aos clientes internos. Isso
deve ser feito junto aos usuários reais, ou seja, aqueles que realmente
usam a BC/UFSC, através de formulários pequenos e simples,
depositados nas mesas de consulta, no balcão de empréstimo,
distribuídos junto ao guarda-volumes, etc.
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Um programa motivacional junto aos clientes internos das áreas críticas,
bem como maior atenção ao treinamento de chefias, são
necessários à BC/UFSC.
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Sugere-se a criação de um canal de comunicação
constante de coleta e tratamento das opiniões dos clientes internos
das áreas vitais e das demais áreas, com vistas a monitorar
a mudança das suas necessidades e o impacto das melhorias efetuadas,
pois são eles, em última instância que transmitem externamente
a imagem da biblioteca.
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Dar início a um processo de "endomarketing", ou seja, ações
de Marketing para o público interno da Biblioteca Central, compartilhando
os objetivos da BC, harmonizando e fortalecendo essas relações
(Bekin, 1995).
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Para que os futuros bibliotecários tenham condições
de melhor administrar uma Unidade de Informação, recomenda-se
que se insira nos Cursos de Biblioteconomia do país, na Disciplina
de Administração de Bibliotecas (disciplina esta já
existente no currículo), o tópico Qualidade em Unidades de
Informação, abordando as diversas teorias existentes, as
mais adequadas para Unidades de Informação, as aplicações
já realizadas, as ferramentas existentes, além das vantagens
e desvantagens na sua aplicação.
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Acrescenta-se a necessidade de aplicar este mesmo estudo a outras Bibliotecas
Universitárias, com o intuito de identificar semelhanças
ou divergências de resultados.
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A fim de verificar a aplicabilidade deste estudo a outros tipos de Unidades
de Informação (especializadas, escolares, etc.), sugere-se
desenvolver estudos adaptados a estas situações.
Mas para que se dê prosseguimento à aplicação
de metodologias que visem à Qualidade Total, é preciso reconhecer
que a gestão para obter a Qualidade Total é uma mudança
fundamental na maneira pela qual uma organização funciona.
Na maioria das organizações, a transição para
a Qualidade Total exigirá pelo menos cinco a sete anos. Isso inclui
a adoção de (Heilpern & Nadler, 1994, p.125):
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ferramentas, usadas para examinar os processos de trabalho, identificar
oportunidades de melhoria, analisar problemas e implementar soluções;
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treinamento para administradores e funcionários nos conceitos
e ferramentas;
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medida e informação, ligados às percepções
do cliente (internas e externas), ao benchmarking, ao desempenho e melhoria
de processos;
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apoio técnico, pois para prevenir a frustração
e a dificuldade, são oferecidos recursos especiais de apoio, seja
como especialistas da Qualidade ou facilitadores;
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comportamento da alta administração: primeiro precisam
proporcionar a liderança para dirigir as mudanças organizacionais
e culturais exigidas para a melhoria contínua da Qualidade; segundo,
devem participar ativamente dos projetos específicos adequados ao
seu nível; terceiro, precisam criar um ambiente que estimule, apóie
e permita aos seus subordinados assumirem responsabilidade pela melhoria
da Qualidade;
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estruturas de transição, para ajudar a organização
a passar do seu estado atual para o estado futuro desejado: facilitadores,
gerentes da Qualidade, especialistas controladores, grupos, comitês,
processos, etc. Essas estruturas devem ser temporárias, até
que a Qualidade se torne parte inerente da política da empresa,
ou durante os anos iniciais de implantação;
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recompensa e reconhecimento: tanto as recompensas concretas (dinheiro,
promoção e cargos) como as abstratas (reconhecimento pela
administração e pelos colegas, elogio informal e apoio) são
importantes para manter a motivação a longo prazo; e,
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comunicações: intensivas e sistemáticas aos
empregados de todos os níveis, através de vários métodos
e mídias. A abordagem é crítica. O enfoque deve ser
sobre o que está acontecendo; a linguagem exagerada e vazia deve
ser evitada. Os empregados devem ter a oportunidade de manifestar suas
preocupações, percepções e sugestões.
Porém, todo o esforço empreendido só será mantido
e incorporado pelos recursos humanos se for realizada uma avaliação
periódica do processo, agregando melhorias e ajustes.
Sendo assim, será possível monitorar as necessidades não
somente dos clientes internos, mas também dos clientes externos,
alcançando, em última instância a Qualidade Total.