A Implementação de uma tecnologia, filosofia, ou mudança em geral, necessita ser muito bem elaborada para que entre no "espírito da organização" sem causar reveses. Para tal, vários aspectos devem ser considerados e deve-se procurar sempre fazer uma aplicação com o empenho e motivação da Equipe. Esta motivação já deve ser feita anteriormente ao processo, pois tendo os integrantes da organização aliados na implementação, um grande passo ao êxito foi alcançado.
 

5.1 Aspectos de Metodologia
 

O primeiro aspecto a ser analisado são as características de todas as informações relevantes aos processos de Administração.

Um levantamento criterioso de todas as informações que necessitam ser tratadas e sua natureza, é extremamente importante para uma boa estratégia. Caracterizar se os dados são: imagens, dados simples, planilhas, ou textos.

Avaliar o grau de importância de cada informação e também considerar a freqüência que as mesmas necessitam ser enviadas: se a cada minuto, hora, dia ou semana. Esta periodicidade é fundamental para definir qual a tecnologia que será associada.

O passo seguinte será verificar o espaço geográfico em que as unidades se encontram, por quais caminhos essas informações irão trafegar.

Outro aspecto importante é avaliar toda a tecnologia já existente em cada unidade, e os possíveis recursos a serem utilizados, por exemplo: se a cidade oferece provedora de Internet, se as localidades têm alcance de telefonia celular, se têm luz, principalmente as na área rural onde as limitações são maiores.
 
 
 

5.2 Estratégia de Recursos Humanos
 

Para conseguir bons resultados, os recursos humanos devem estar voltados às metas da organização, trabalhando de forma que:

Promova-se o compartilhamento do conhecimento mediante políticas, recompensas e projetos específicos que criem uma cultura de compartilhamento das informações e do conhecimento.

As equipes tenham a capacidade de agir com os mesmos propósitos e motivadas.

O treinamento deve ser posto à disposição do empregado, de maneira convencional, com curso e orientação, assim como estar online, com sistemas de feedback .

Uma forte corrente de motivação deve ser implementada, não somente através de palestras e orientações, mas também na forma de conduzir os trabalhos.

Depois de um levantamento criterioso, é feito um planejamento com as opções de equipamentos e tecnologias que serão associadas em cada situação.

Na tabela 8, são listados os recursos já existentes e os que necessitam ser implementados. Computadores básicos e linha telefônica a maioria das unidades já possui, falta ainda aquisição de alguns equipamentos, sempre associado com treinamento. Provedoras de Internet também ainda é um recurso não oferecido.
 
 

Tabela 8 - Recursos existentes e necessários
 
 

 

Recursos     Unidades	Computador básico / modem	Linha telefônica	Impressora	Provedora Internet	Treinamento "n"  funcionários	Notebook	Câmera Digital	Palmtops
Escritório Central	5	3	1	1 *	3
Granja I	1 *	1 *	1 *	1 *	1
Granja II	1 *	1 *	1 *	1 *	1
Fazenda A	1 *	1	1 *	1 *	1		1 *
Fazendas B, C, D e E		1			1	1 *
Fábrica de Ração	1	1	1 *		1
Táxi Aéreo	1	1	1		1
Distr. de Alimentos	5	3	1		5			5 *
Backup Remoto	1 *	1	1	1	1

* Recurso a ser implantado
 

5.3.1 No Escritório Central

Neste escritório é que são tomadas as decisões estratégicas do grupo, bem como sua administração geral. Todas demais unidades com, exceção da Distribuidora de alimentos que possui administração própria e separada, é controlada por este escritório.

5 PCs em Rede local -2 com modem (já existentes);

1 impressora lazer (já existentes);

4 linhas telefônicas (já existentes);

contrato com uma provedora de Internet;

Contratação de profissional com capacitação em Internet, (Não necessariamente trabalhar sempre no local.) Pode também elaborar e manter 4 sites para as diferentes empresas;

A s Home-pages podem ser feitas por um contrato de terceirização;

1 Hd (Disco Rígido) extra unicamente destinado a fazer cópias (Backups).

5.3.2 Out Office

Faz parte da estratégia de segurança, manter um equipamento fora do prédio do escritório, com os backups do Sistema. Em um ambiente que pode ser outro escritório ou residência, os arquivos serão copiados e enviados por motivo de segurança. Não é uma unidade de interação, somente receptora de dados.

1 PC básico c/ modem.

5.3.3 Nas demais unidades
 

Estas granjas possuem uma administração local, com certa independência, que não será diminuída com o processo de maior interação. A idéia é de aproximar as unidades e incentivar o desenvolvimento individual, o aumento de potencial local, com maior reconhecimento e participação dos profissionais.
 

5.3.4 Em duas granjas SC e RS:

Para cada uma delas:

1 PC básico c/ modem;

1 impressora;

1 linha telefônica;

treinamento de 1 funcionário;

1 contrato com provedora local.

Neste ponto não há administração local, somente uma unidade produtiva e completamente controlada. Devido a automação e simplicidade na operação, assim como o investimento não muito elevado, é proporcionalmente a unidade mais rentável.

1 computador PC básico (Já existente);

1 linha telefônica ( Já existente);

treinamento de 1 funcionário.

5.3.6 Táxi Aéreo

Esta unidade é somente uma extensão do escritório principal, sem administração local. A estratégia está voltada a poucos intermediários entre as equipes de vôo e a administração. É uma atividade que necessita um controle bem acirrado e constantes decisões a nível de cotações de vôo como manutenção de aeronaves, que exigem uma grande disponibilidade e atenção.
 
 

1 computador PC básico (Já existente);

1 placa de modem;

1 monitor e teclado (Front End);

1 linha telefônica ( Já existente);

treinamento 1 funcionário.

Esta unidade possui uma administração própria que é devido ao fluxo muito grande de capital e processos envolvidos. Possui a menor margem de lucro, sua rentabilidade é a menor do grupo. Características como estas requerem um minucioso controle de pedidos de vendas, buscando um "giro" grande para buscar resultados. Por este motivo o investimento em equipamentos que irão agilizar as vendas:
 
 

aquisição de 12 Palmtops;

1 computador PC básico (Já existente);

1 linha telefônica ( Já existente);

treinamento 2 funcionário;

treinamento dos vendedores.

5.3.8 Fazendas

Unidade A será a base de todas as demais. A estratégia é de Ter um responsável pela administração de todas as fazendas, sediado nesta unidade e constantemente se deslocando para verificar o desenvolvimento das demais. Para estas viagens de acompanhamento, equipamentos móveis auxiliam o trabalho, e por vezes este administrador fará o teletrabalho proporcionando rapidez e economia.

Necessitará dos seguintes equipamentos:

1 computador PC básico com modem;

1 impressora;

1 câmera fotográfica digital;

1 linha telefônica (já existente);

contratação de novo funcionário;

treinamento de 2 funcionários;

1 contrato com provedora local.

um notebook, que percorrerá com o gerente geral de todas estas as unidades;

A câmera fotográfica também percorrera diversos locais, dependendo das necessidades.

Neste PC também estará instalado o sistema de controle pecuário.
 

5.4 Resultados Esperados
 

Como atingir os objetivos nas diferentes áreas é uma proposta que deve Ter um perfil estratégico diferente para cada unidade.

Na verdade as tecnologias, de um modo geral, estarão interligadas umas as outras, o investimento não será somente para uma empresa ou outra, mas sim, de um uso comum.
 

5.4.1 Na Pecuária
 

Nas fazendas , como já foi citado, haverá uma centralização de informações na unidade A, onde será feita a implantação completa de um sistema de informática que controle basicamente as finanças, Compra, Venda e a Produção.

Os Recursos humanos, Fiscais, Operacionais, continuarão sendo realizados pelo escritório central.

Um software será implantado com fluxo de caixa, permitindo a atualização diária via Internet. A opção neste da internet é para minimizar os custos de ligações interurbanas. O envio será feito de uma forma muito simples , podendo ser feita através do correio eletrônico ( e-mail) , com arquivos incluídos (attachment). Ou posteriormente no caso de uma Intranet, o envio por FTP ou mesmo envio ponto a ponto, onde as duas maquinas estando conectadas simultaneamente, fazem um link e os arquivos vão diretamente de uma à outra, sem uma provedora de acesso como intermediária, sendo esta a forma mais rápida, porém a de attachment a mais conhecida, e prática.

Para o controle de produção, um sistema para Pecuária mais sofisticado que engloba a tecnologia com leitura de dados em um brinco colocado em cada animal. Funciona com código de barras e os controles são atualizados automaticamente a cada passagem feita pelos animais em um ponto de leitura.

Uma câmera fotográfica digital , servirá para ilustrar com imagens de animais o padrão de aspectos físicos de determinados lotes, bem como registrando o crescimento periodicamente dos pastos, ou até mesmo alguma anomalia relacionada a saúde física dos animais. O Veterinário reside em Santa Catarina, e imagens recebidas serviriam de auxílio para possíveis diagnósticos.

Existe a Telemedicina que trabalha com as imagens em tratamentos de pacientes. Em um prisma diferente, surge a proposta de um trabalho de imagens com os animais com anomalias, que podem ser identificadas remotamente, através de arquivos com foto e demais descrições de certos animais, precisando de maior atenção.
 

5.4.1.1 Implementação de um software pecuário para as fazendas

Este sistema será incluído na Unidade Fazenda A, absorvendo o controle das demais unidades : B, C, D e E e posteriormente, os dados serão enviados ao escritório Central.
 
 

Controle do Gado

Nele são criadas fichas para cada animal do rebanho aonde são registrados todos os seus dados individuais. O programa está dividido em 4 partes básicas:

A parte de reprodução controla tarefas como fêmeas vazias, fêmeas a palpar, fêmeas a parir, intervalo entre partos, cios repetidos, etc. É muito útil, também, em propriedade que usam inseminação artificial.

A parte de pesagens controla dados de crescimento, com pesagens ao nascimento, 205 dias, 365 dias e 550 dias. Também controla pesagens em intervalos periódicos (semanais, mensais, etc). Os ganhos de peso diários (GPD) são calculados automaticamente.

A parte de cadastro controla os dados individuais como número, nome, registro e genealogia (pais, avós e bisavós).

Várias listagens e estatísticas estão disponíveis e possuem a opção de serem salvas em arquivos-texto (TXT). Arquivos este fáceis de serem transmitidos pela Internet. No escritório Central haverá a leitura e inclusão destes dados no Sistema.
 
 

Controle Financeiro

Destina-se ao controle financeiro da propriedade. Trata-se de um livro-caixa aonde serão armazenados lançamentos de crédito e débito. Podem ser criados vários arquivos, um para cada conta. Em cada arquivo é possível criar um plano de contas em que são definidos os centros de custo para cada operação, como despesas com mão-de-obra, máquinas e despesas administrativas. Extratos podem ser obtidos definindo-se intervalos de datas e os lançamentos podem ser totalizados em balanços de fácil visualização com gráficos ilustrativos. Controla contas a pagar e receber. Este programa enviará dados para o Escritório Central
 
 

Controle de Máquinas e Tratores

Através deste programa, é possível fazer o completo controle do uso de máquinas, tratores, caminhões e veículos de uma propriedade. Controla tarefas executadas, consumo de combustível e despesas com manutenção. Através deste programa, o é apresentado um controle total de suas máquinas e monitorar sua utilização, evitando-se desvios e mau uso de seu investimento. É possível, ainda, obter-se o custo de cada máquina (por hora ou por km), incluindo-se a depreciação.
 
 

Controle de Pesagem

Esta parte visa facilitar a coleta de dados de pesagens. Ele pode ser usado simultaneamente, durante a pesagem, ou após a pesagem, no final do dia. Pode ser conectado a balanças eletrônicas e permite o uso de sistemas de identificação eletrônica de animais, como brincos com código de barras, e microchips. Estatísticas e gráficos podem ser emitidos. Todos os dados do Módulo de Pesagem podem ser transferidos ao controle de gado, facilitando o trabalho de digitação dos dados.
 
 

Tecnologias de contagem do Gado

Brinco auricular eletrônico:

Vantagem: mais simples a colocação e mais barato.

Desvantagem: Sua leitura limita a uma distância de 4 metros.

Chips Subcutâneo

Sua leitura pode ser de a uma distância de 2Km. Uma antena móvel pode fazer a leitura, pode ser instalada em camionetes, pequenos aviões, trabalha como um radar, captando cada unidade com chips (Semelhante a um radar captando aviões com transponders);

Precisão e rapidez nos cotroles;

Evita o "estravio" de gado e dá uma visão completa e detalhada do plantel.

Os chips ainda apresentam problemas como possiblidade de migrarem no corpo do animal, dificultando a leitura. Esta tecnologia ainda está sendo melhor desenvolvida;

Custos elevados;

Não há um retorno financeiro imediato e direto, somente melhora o controle.

Figura 4 - Tipos de Leitura para Contagem do Gado
 

Observação: A Figura 4 mostra como uma antena pode ser fixada em um caminhão ou avião, tendo a vantagem de poder ser utilizada em diferentes fazendas, com mais flexibilidade.
 
 

O que modifica na Fazenda

Na verdade, o que mais vai ser notado, com o uso dos chips de leitura ,é a facilidade na contagem e controle. Com os softwares de gerenciamento da fazenda, serão agregados as informações e possibilitarão uma melhor administração e com as tecnologias de transmissões, ocorrerá uma integração maior, o que também favorece a uma gestão de maior qualidade.
 
 

Custos desta tecnologia de leitura:
 
 

Tabela 9 - Custos da tecnologia de chips para leitura de gado.
 
 

*Cálculo estimado para 30.000 cabeças de gado.
 
 

Análise Econômica / Estratégica:

Já é uma prática das Fazendas a utilização de um avião monomotor para as inspeções periódicas, portanto isto dilui os custos mensais da utilização do avião, sendo a contagem feita de maneira a coincidir com os sobrevôos mensais.

Porém, em uma avaliação econômica, verificou-se que o custo desta tecnologia ainda é muito elevado, e existem poucas fazendas no Brasil que a utilizam, de forma que ainda se trata de uma implementação nova e ainda passiva de muito desenvolvimento.

A estratégia da implementação estará voltada para uma postergação de investimentos e na certeza de que os custos irão cair. Evitar o pioneirismo em uma tecnologia de controle, que não traz um retorno imediato em termos de produção, neste meio tempo se observa a evolução do quadro. O prazo estimado para uma provável implementação, será de dois anos.
 

5.4.1.2 Mapas Digitalizados para Descrições Geográficas

Objetivo: Ter a visualização de mapas com indicações de pastos, cercas, colocação do gado. Com isso orientar e receber feedback dos trabalhos já realizados bem como dos quais precisam ser executados e vistoriados.

Requisito: Os mapas deverão ser digitalizados, e receberão um tratamento de imagens eletrônico. Com este método, todas as alterações feitas nos mapas, terão acesso facilitado de qualquer computador autorizado para este fim, pode ser no escritório central, ou em outras unidades do grupo. Aparelhos de GPS, associados aos projetos, permitem a exata localização das coordenadas geográficas de cada ponto.

Neste processo de digitalização de imagens, será incluído o recurso de fotografias que podem ser tiradas para exibir diferentes necessidades a serem apontadas. Situação do crescimento de pastos, níveis de água nos rios, aspectos físicos de animais. Estas fotos podem ser armazenadas temporariamente ou não, em banco de dados informativos. A maneira mais rápida de avaliar certos trabalhos no terreno, é tendo a visão aérea do local (Figura 5). Fotos tiradas por um avião bimotor podem trazer uma visão geral das fazendas, e acessadas facilmente em qualquer ponto remoto, como no próprio escritório central, onde as decisões são tomadas.
 

Figura 5 - Mapas digitalizados com o objetivo de facilitar as comunicações
 

5.4.2 Na Distribuição de Produtos para Supermercados

Este outro segmento do grupo representa o maior faturamento, apesar de ter o menor resultado. Isso é devido ao fato de se trabalhar com pouca margem de lucro. O que movimenta este segmento é a rotatividade. Sendo assim, é muito importante investir no aumento das vendas e na agilidade de atendimento.

As vendas no atacado de produtos de alimentos passam a ter o auxílio de equipamentos que permitem transmissão á distância dos pedidos efetuados.

O vendedor visitará seu cliente e em seguida, através de uma linha telefônica comum,e um palmtop transmitirá os dados. Esta planilha, segundo testes simulados com pedidos médio de 50 itens, levarão, em média 1 a 2 minutos para serem enviados. Dentro do Sistema Integrado de Software já existente na empresa, é necessário uma reformulação para a leitura destes dados, que imediatamente serão jogados no processamento de Compras, que por sua vez já lançará no Estoque , Cadastro de Clientes, Contas a Receber e Planejamento de Entregas.

Estes dados entrarão para a Rede Local.

Para a emissão dos pedidos são necessários:

12 palmtops;

Software de organização e envio e recebimento dos pedidos;

Treinamento de 2 funcionários na Departamento de Vendas mais os vendedores;

Uma linha de telefone disponível (que no caso a linha destinada a recebimento de fax).

Figura 6 - Modelo para emissão de Pedidos por Palmtops
 
 

Este processo da efetivação da venda remotamente, através do Palmtop, possui um envio de dados nos dois sentidos. A transmissão tanto é de Palmtop para computador , bem como recebendo alguma atualização do sistema para o Palmtop.

Com isso, o vendedor não vai até a distribuidora, amplia o número de clientes em sua rota, economiza tempo e gastos no transporte e o pedido chega rápido, já podendo ser agendada a sua entrega , em menor tempo.

O Palmtop trabalha com a Windows CE, que difere do computador receptor, que trabalha com Windows95 , para tal é necessário um trabalho de conversão de softwares para que equipamentos comuniquem-se maneira eficiente. Estes dados serão reformulados para o Sistema Integrado que trabalha com Supermumps.

Este trabalho dos vendedores, passa a ser feito fora da empresa, e é criado um ambiente chamado Escritório Virtual, que pode ser na própria casa do profissional. O sistema na empresa tem registrado o tempo exato de todas as transmissões de cada vendedor, portanto, reembolso desta conta telefônica local, já é feita automaticamente. Existe a possilibidade de fazer a conexão do próprio cliente, num envio que dura no máximo dois (2) minutos. O cliente fica satisfeito, pois sabe que seu pedido já começou a ser preparado. Pode-se viabilizar para ser utilizada o telefonema a cobrar.

Resultado: Esta nova tecnologia possibilitou uma diminuição de tempo na entrega. A empresa tinha interesse em fazer entregas em 24 horas. Mas era inviável devido ao tempo despendido entre o término do pedido até o inicio do carregamento. Com esta nova proposta, tornou-se viável a "Entrega em 24 horas".
 
 

Tabela 10 - Custos Associados a Implementação de Palmtops nas vendas
 
 

Análise Econômica

Com este investimento, o desempenho do vendedor aumentará, pois seu tempo de burocracia, ou seja, aquele tempo despendido em escrever pedido, passar por telefone ou fax, ou levar até a empresa, será transformado em tempo de vendas efetivas. Da mesma forma dentro da empresa, o número de funcionário que tem hoje, conseguirá atender a muito mais pedidos, pois as alterações sairão automáticas no sistema, e não serão necessárias tantas pessoas para os serviço de redigitação, desta forna, estes funcionários atenderão mais rapidamente aos pedidos

Acredita-se que as vendas poderão atingir um acréscimo de até 10%, e é nesta análise que está baseada a estratégia: proporcionar ao vendedor mais flexibilidade e mais potencial de venda.
 

5.4.3 Taxi aéreo

É composto de duas bases de trabalho, o Escritório central, já descrito anteriormente e o Hangar, localizado no Aeroporto. É no Hangar que toda parte Operacional acontece, porém a administrativa fica também no escritório central, e mais uma vez, ocorre a centralização e acúmulo de serviço.

Objetivo: Criar um software que coletará os dados do relatório de vôo fornecidos pelo próprio piloto. Com isso, será agilizado o controle administrativo do Taxi Aéreo, e o escritório Central receberá estas informações já dentro do sistema automaticamente.

Problema: A resistência às mudanças é um problema que todas as organizações têm, quando em uma nova situação. O empregado não sabe ao certo se vai ser beneficiado ou não com dada inovação .

Os pilotos, com a evolução da aviação tiveram de se treinar e se adaptar às inúmeras novas tecnologias. Com esta proposta, está sendo implantado um sistema que traz o piloto ao computador, também para registrar seu relatório de vôo, nesta entrada de dados constará:

Aeronave / cliente / piloto / co-piloto / procedência / destino / tempo de vôo / n^º de pousos / pernoite / serviço de hangaragem / abastecimento / relatório funcional de mecânica e instrumento;

Despesas com hospedagem, alimentação transporte e outros;

Pagamento (Caso houver) do cliente.

Em envelope anexo os devidos comprovantes de:

Despesas; e

Um possível pagamento (No caso do cliente já pagar ao próprio piloto)

Tempo voado de cada aeronave por mês e ano;

Controles do abastecimento de todas aeronaves;

Controle das revisões por hora voada;

Comissões dos pilotos.

5.5 Uma Visão Geral de Como ficarão as comunicações e transmissões de dados
 

Dentro do grupo vai haver um entrosamento maior com a nova concepção de comunicação e trabalho em grupo. O escritório Central, terá contatos diretos través da Internet com a Fazenda A, Granja1 e Granja 2 e o Taxi Aéreo. Já a fábrica de ração e a Distribuidora terão acessos através do modem, ponto a ponto, sem a Internet. O maior enfoque estratégico desta integração, é diminuir a distância que dificulta a administração. É Ter acesso às informações, e um controle mais positivo em cima de todas as unidades. Este controle trará diminuição de desperdícios, e atrasos em serviços, assim como evitará soluções erradas em situações de impossibilidade de comunicação. O uso de um telefonema com transmissão satélite, apesar do custo ainda elevado, serve também como um apoio nas fazendas sem outra comunicação. Uma Intranet cobriria os diferentes setores. A figura 8 mostra uma visão geral de como ficam as interligações entre as unidades.
 

5.5.1 Custos relacionados ao modelo de comunicações e transmissões

Os custos que estão associados ao esquema apresentado estão descritos na tabela 9. Dois modelos foram apresentados:

O Modelo 1 apresenta uma implementação mais completa, já com a Intranet, que tem as vantagens e desvantagens descritas no capítulo 3.Com um Investimento Inicial de R$ 23.200,00 e Custos Mensais de R$4.000,00, o modelo , à principio ficou postergado para uma fase seguinte de implementação. A cultura organizacional, os costumes e características das pessoas operarem, estará , aos poucos se adaptando, em uma primeira etapa com a inclusão da Internet em um primeiro momento.

O Modelo 2, mais econômico, com Investimento Inicial de R$ 10.000,00 e Despesas Mensais de R$ 1.650,00, já apresenta uma boa performance nas comunicações e envios de dados, e começa um contato das pessoas com o mundo virtual, e uma consciência de Groupware. Este modelo fica escolhido para implementação imediata.

Em ambos modelos foi acrescentada a telefonia por satélite, que apesar de Ter custo muito elevado hoje, terá sua utilização em poucos momentos específicos, mas que será de grande auxilio, quando um diretor estiver em pontos sem comunicação, e tiver decisões estratégicas, também por motivos de segurança, assim como para possibilitar um possível envio de dados urgente.
 
 

Tabela 11 - Custos Modelo 1 e Modelo 2
 

Análise de Tecnologias / Tempo

A tabela mostra as novas implementações que serão incluídas com o decorrer dos anos, em uma previsão idealizada baseada nos custos e benefícios das tecnologias levantadas
 
 

Tabela 12 - Implantações das tecnologias e respectivos prazos
 
 

* São bases de dados em que o próprio sistema de computador dos aviões fornece os valores, tais como: tempo de vôo, pousos, combustíveis, e demais fatores relevantes.